매년 3월이면 사업장을 운영하는 분들이나 인사 업무를 담당하는 분들이 가장 신경 써야 하는 일이 있습니다. 바로 전년도에 지급한 급여를 기준으로 보험료를 정산하는 ‘보수총액 신고’인데요. 2026년에 신고해야 하는 2025년 귀속 보수총액 신고 기한이 다가오고 있습니다. 고용보험과 산재보험은 3월 16일까지, 건강보험은 3월 10일까지 신고해야 합니다. 이 글에서는 보수총액 신고가 무엇인지, 누가 해야 하는지, 그리고 어떻게 준비하고 신고하면 되는지 핵심적인 내용을 정리해 보겠습니다.
목차
보수총액 신고 핵심 정리
보수총액 신고는 한 해 동안 근로자에게 지급한 보수의 총액을 사회보험 공단에 알리는 절차입니다. 이 신고를 바탕으로 지난해 납부한 4대 보험료가 정확했는지 정산하고, 올해 보험료를 새롭게 계산하는 기준이 됩니다. 중요한 것은 고용보험과 산재보험 신고는 근로자가 한 명이라면 반드시 해야 하는 의무 신고라는 점입니다. 건강보험 신고는 국세청에 간이지급명세서를 제출했다면 생략할 수 있는 경우도 있지만, 특정 예외 상황에서는 반드시 신고해야 합니다.
| 구분 | 고용ㆍ산재보험 신고 | 건강보험 신고 |
|---|---|---|
| 신고 의무 | 근로자 1명 이상 시 무조건 필수 | 간이지급명세서 제출 시 신고 폐지 (예외 경우 제외) |
| 신고 기한 | 2026년 3월 16일 (월) | 2026년 3월 10일 (화) |
| 미신고 과태료 | 300만 원 이하 | 예외 대상 미신고 시 과태료 부과 |
보수총액 계산과 준비 방법
보수총액에 포함되는 금액과 제외되는 금액
보수총액을 계산할 때 가장 중요한 것은 ‘무엇을 넣고, 무엇을 빼야 하는가’입니다. 기본급, 상여금, 수당, 성과급 등 근로의 대가로 지급된 모든 금액은 포함됩니다. 하지만 모든 급여 항목이 포함되는 것은 아닙니다. 법에서 정한 비과세 항목은 제외해야 합니다. 대표적인 비과세 항목으로는 월 한도 내의 식사대금, 실제로 사용한 증빙이 있는 출장여비, 숙직수당 등이 있습니다. 또한 출산전후휴가 급여나 육아휴직 급여처럼 사회보험에서 지급하는 급여는 보수총액에서 제외됩니다. 퇴직금 역시 보수총액 신고 대상이 아닙니다. 이 부분을 제대로 구분하지 않으면 보험료가 잘못 계산될 수 있으니 각 항목을 꼼꼼히 확인해야 합니다.
참고자료 : 근로복지공단 토탈서비스
준비 단계별 체크 포인트
신고를 하기 전에 체계적으로 준비하는 것이 실수를 줄이는 지름길입니다. 먼저 2025년 1월 1일부터 12월 31일까지 재직했던 모든 근로자 명단을 작성합니다. 상용직은 물론 일용직이나 단기 계약직, 중도에 퇴사한 직원까지 모두 포함해야 합니다. 단, 전년도에 퇴사하여 퇴직정산과 상실신고까지 완료된 직원은 제외할 수 있습니다. 다음으로 급여 대장이나 원천징수 영수증을 참고하여 각 근로자별로 지급한 연간 보수 총액을 계산합니다. 이때 앞서 말한 비과세 항목을 정확히 빼는 것이 중요합니다. 마지막으로 임금 인상이나 근무 형태 변경, 장기 휴직 등 보수에 영향을 준 변동 사항이 있었는지 다시 한번 점검합니다. 이 과정을 통해 근로자별 보수총액 명세서를 완성하면 준비는 거의 끝난 것입니다.
실제 신고 방법과 꼭 알아야 할 내용
온라인 전자신고 진행하기
보수총액 신고는 대부분 온라인으로 이루어집니다. 근로복지공단의 토탈서비스 사이트에 접속하여 공동인증서나 간편인증으로 로그인합니다. 메인 화면에서 보수총액 신고 메뉴를 찾아 사업장을 선택한 후, 준비해 둔 근로자별 보수총액 데이터를 입력하면 됩니다. 고용보험과 산재보험은 보통 금액이 동일하게 입력됩니다. 근로자가 많을 경우 엑셀 파일을 업로드하는 기능을 활용하면 편리합니다. 입력이 끝나면 정산된 보험료를 어떻게 납부할지, 만약 전에 납부한 금액이 초과되어 이번에 충당할 것인지 여부를 선택한 후 최종 제출합니다. 임시 저장 기능을 활용하면 중간에 저장해 뒀다가 다시 이어서 작업할 수 있습니다.
특별히 주의해야 할 사업장과 항목
모든 사업장이 동일하게 신고하는 것은 아닙니다. 건설업이나 벌목업 같은 특수 업종은 신고 기한이 3월 말까지로 조금 더 여유가 있습니다. 또한 건설업의 경우 외주비나 재료비 계정을 정리할 때 특별한 주의가 필요합니다. 하도급 공사비를 재료비로 잘못 처리하지 않았는지, 장비 임대료에 인건비가 포함되어 있지 않은지 확인해야 합니다. 외주공사비로 처리된 금액에 대해서는 일정 비율을 인건비로 산정하여 보수총액에 포함시켜야 할 수도 있습니다. 복리후생비나 여비교통비 계정에도 가끔 임금 성격의 수당이 숨어 있을 수 있으니 계정별 원장을 꼼꼼히 살펴보는 것이 좋습니다.
참고사이트 : 심규현 세무회계사무소 블로그
신고 후 확인사항과 도움받는 방법
신고를 제출했다고 해서 모든 일이 끝난 것은 아닙니다. 신고가 완료되면 정산된 보험료를 확인해야 합니다. 만약 지난해 납부한 금액보다 계산된 금액이 많다면 추가 납부해야 하고, 반대로 적다면 환급을 받을 수 있습니다. 납부해야 할 금액이 있다면 지정된 기한 내에 납부해야 과태료를 피할 수 있습니다. 만약 신고 과정이 너무 복잡하거나 자신이 없을 때는 전문가의 도움을 받는 것도 좋은 방법입니다. 근로복지공단과 국민건강보험공단에서 지정한 무료 대행 기관을 통해 더 쉽게 신고할 수 있습니다. 이러한 서비스는 보안 프로그램 설치 없이 사업자등록번호만으로 간편하게 신고할 수 있어 많은 사업자들이 이용하고 있습니다.
보수총액 신고는 단순한 제출 작업이 아니라 한 해 동안의 급여 지급 내역을 정리하고, 올해의 보험료 부담을 결정하는 중요한 과정입니다. 신고 기한을 반드시 확인하고, 지급한 보수와 제외 항목을 정확히 구분하여 꼼꼼히 준비한다면 어렵지 않게 마무리할 수 있습니다. 복잡하다고 느껴진다면 무료 대행 서비스나 세무사무소의 도움을 받아 확실하고 정확하게 신고하는 것이 오히려 시간과 비용을 절약하는 길일 수 있습니다.